Pidamos que los empleados nos rellenen y firmen el modelo 145

El modelo 145 recoge los datos personales de los trabajadores y estos datos afectan al cálculo del tipo de retención. Promovamos que lo actualicen y guardemos el original firmado.

Queremos destacar la importancia del Modelo 145 de la Agencia Tributaria Estatal que, los empleados por cuenta ajena, deben cumplimentar para comunicar al empleador-pagador determinados datos personales y familiares que serán relevantes en el cálculo de la retención a cuenta a practicar.

Pues es sobre esos datos comunicados por medio del modelo 145 (y aunque supiésemos que son incorrectos) que deberemos calcular las retenciones aplicables sobre los rendimientos anuales del trabajador.

En ocasiones, algunos modelos tributarios nos podrían parecer irrelevantes, como es el caso de este modelo 145, sin embargo resulta importante que los datos sean correctos y estén actualizados; para el pagador por la responsabilidad que le impone hacienda sobre las retenciones practicadas, y para el perceptor de la retribución porque así evitará “sustos” en la posterior declaración anual de la Renta.

Y es que cuando se le practican retenciones incorrectas a un empleado,  en base a una información personal-familiar no actualizada, el resultado de su declaración de Renta puede variar sustancialmente y Hacienda, al primero que puede “reclamar” por esa falta de retención, es al empleador en cuanto que pagador de la renta.

Asimismo, si durante el ejercicio se aplica un porcentaje de retención determinado en la liquidación salarial, en bases a la información suministrada por el trabajador hasta ese momento y, posteriormente, se comprueba que no son datos correctos, el empleado sufrirá una regularización sobre el cálculo de las retenciones del año en curso, que le pueden suponer una percepción liquida mucho menor – en el peor de los casos – a la que recibe.

Finalmente, cabe destacar que la inclusión de datos falsos, incompletos o inexactos en esta comunicación, así como la falta de comunicación de variaciones en los mismos que, de haber sido conocidas por el pagador, hubieran determinado una retención superior, constituye infracción tributaria sancionable con multa del 35 al 150 por 100 de las cantidades que se hubieran dejado de retener por esta causa.

La información personal-familiar requerida por el modelo 145 es la siguiente:

  • Estado civil
  • Discapacidad
  • Movilidad geográfica
  • Obtención de rendimientos con período de generación superior a dos años durante los 5 períodos anteriores
  • Nacimiento de un hijo y tener descendientes menores a cargo, o mayores de edad, pero con discapacidad
  • Tener ascendientes a cargo que sean mayores de 65 años o menores si tienen discapacidad
  • Nivel de rentas del cónyuge (superiores o inferiores a 1500€)
  • Nivel de rentas del descendiente a cargo (superiores o inferiores a 8000€)
  • Si se abonan pensiones compensatorias en favor del cónyuge y anualidades por alimentos en favor de los hijos, fijadas ambas por decisión judicial
  • Si se realizan pagos por la adquisición o rehabilitación de la vivienda habitual utilizando financiación ajena, con derecho a deducción en el IRPF

Para el pagador de las retribuciones, resulta conveniente solicitar la cumplimentación de este modelo de forma periódica y no solo cuando se produzcan cambios, por lo que, en general, es un procedimiento que recomendamos se lleve a cabo el primer mes de cada año para comprobar la retención que, en tanto no se produzcan cambios, será de aplicación sobre las retribuciones del trabajador, durante todo el ejercicio.

Y es que, como hemos visto, esta comunicación / actualización de datos beneficia a ambas partes pues:

  • Si los cambios suponen un menor tipo de retención, sus trabajadores recibirán un mayor neto cada mes. Y si suponen un aumento, evitarán las sanciones que les puede imponer Hacienda por no comunicar dichos cambios a la empresa.
  • Por su lado, la entidad evitará que sus trabajadores le comuniquen los cambios que tuvieron lugar en el año anterior en otro momento (por ejemplo, a mitad de año), lo cual obligaría a recalcular el tipo de retención establecido en enero y “incomodidades” si en lugar de reducirse la retención, se incrementa considerablemente.

Finalmente queremos destacar que es MUY importante que el pagador conserve el modelo 145 cumplimentado y firmado por el empleado (con el fin de poder acreditar el cálculo de la retención practicada) pues, de existir errores en el mismo fruto de incorrecciones en la información rellenada en el modelo 145 por el propio trabajador, la responsabilidad recaerá sobre el mismo y no en el pagador.

Quedamos a su disposición por si requieren que ampliemos la información facilitada.

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