Todas las entidades mercantiles tienen entre sus obligaciones la presentación de libros contables, de actas y de socios, al Registro Mercantil de la provincia donde la sociedad tenga su domicilio social, así como el depósito de las Cuentas Anuales aprobadas

Veamos los plazos de los que disponen, los administradores societarios, para llevar a cabo estas actuaciones, para entidades que cierran su contabilidad a 31/12:

  • Hasta el 31 de marzo del año siguiente: se debieran formular las Cuentas Anuales por parte de los administradores de la entidad (para su posterior aprobación por la Junta de Socios).
  • Hasta el 30 de abril del año siguiente: se debieran presentar telemáticamente los libros contables de la anualidad anterior, así como los libros de actas al Registro Mercantil.
  • Hasta el 30 de junio del año siguiente: se debiera convocar la Junta general ordinaria de socios y aprobar las Cuentas Anuales, la gestión social del órgano de administración y la aplicación del resultado. En este punto cabe prestar especial atención a los plazos determinados por la Ley de Sociedades de Capital y en los Estatutos de la entidad para realizar esa convocatoria de la Junta.
  • Un mes después de la aprobación de las Cuentas Anuales se deben presentar firmadas en el Registro Mercantil de la provincia del domicilio social de la sociedad. Agotando los límites, la presentación sería como máximo el 30 de julio.

Cuando no se respetan estos límites de tiempo, en el caso de los libros, el registrador hace constar en el asiento registral que el libro se ha presentado fuera del plazo legal establecido, sin más consecuencias.

Para el caso de las cuentas anuales, no se producen circunstancias adversas cuando las mismas se depositan dentro del año en que deben depositarse por normativa. Cuando se depositan con posterioridad a ese año, el Registro mercantil cierra provisionalmente la hoja registral de la sociedad, con lo que no se pueden inscribir otros documentos (a excepción de los títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa).

El cierre registral no es la única consecuencia negativa de la falta de depósito de las cuentas anuales, pues el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas podría imponer sanciones a la Sociedad que irían entre los 1.200 y los 300.000 euros dependiendo del balance de la entidad/grupo de entidades y, adicionalmente, se le puede exigir responsabilidad al administrador por parte de los socios o terceros (una responsabilidad patrimonial que es elevada, cuando la empresa resulta insolvente).

Si bien, en el supuesto que las cuentas anuales hubieran sido depositadas con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.

Las infracciones indicadas prescriben a los tres años.

Desde Argos queremos recomendarles que siempre atiendan las obligaciones mercantiles en los plazos legalmente establecidos a los efectos; y quedamos a su disposición para ayudar en todo el proceso… que siempre se inicia con el cierre de la contabilidad.

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