¿Cuánto tiempo debemos conservar los libros y documentos “contables”?

Estamos en esos meses del año en que se presentan “las últimas declaraciones tributarias y registros contables correspondientes al ejercicio anterior” y, llegadas estas fechas, muchos se plantean si podrían deshacerse de alguna documentación que no utilicen habitualmente por pertenecer a ejercicios anteriores.
La respuesta es compleja y tiene múltiples matices, pero podríamos decir que los libros y documentos relativos a la administración de la actividad económica se deben conservar “como mínimo” 6 años, si bien este plazo se puede alargar en el caso de tener pérdidas que se compensen en ejercicios futuros, si tenemos subcontratistas, si adquirimos elementos que se deben amortizar,…

En este sentido, y sin entrar a valorar el plazo de conservación que debemos dar a documentos que “no forman parte del archivo contable y tributario de la entidad” –como serían las escrituras, contratos, documentación de índole laboral, etc.-, cabe mencionar que el Código de Comercio establece como plazo mínimo que debemos conservar los documentos relacionados con “la actividad de la empresa” 6 años … plazo superior al que algunas empresas y autónomos aplican y que, tomando un criterio fiscal basado en la prescripción tributaria (que es de 4 años) proceden a destruir, erróneamente, las facturas y extractos bancarios que superan ese plazo.
Pero si bien el Código de Comercio es el que establece este período de mantenimiento mínimo de la documentación, es la normativa fiscal la que puede “alargar” el plazo en que nos es necesaria la documentación para nuestras relaciones con Hacienda. Algunos ejemplos:

  • La prescripción tributaria es de 4 años, pero dicha prescripción puede quedar interrumpida si Hacienda ha estado actuando contra un subcontratista nuestro y, llegado el momento, intenta derivarnos la responsabilidad – para lo cual debemos estar en disposición de acreditar las facturas, sus pagos, el certificado anual de corriente de pago de subcontratistas que nos tuvieron que mandar, los certificados de la seguridad social – y todo ello puede pasar incluso 10 años después de la recepción y pago de la factura…
  • Los inmovilizados, que se amortizan y, en consecuencia, su imputación contable puede alargarse en muchos ejercicios; siendo el último ejercicio en que se amortiza el elemento en el que empezaría a contar el plazo para poder deshacernos de la factura acreditativa.
  • Por no hablar de las pérdidas y su compensación que se realice en ejercicios futuros (ahora que no hay ni límite temporal para la compensación de las mismas) y la posible necesaria acreditación de su origen…

Siendo “simplistas”, podríamos decir que (si no tenemos pérdidas a compensar) las facturas de consumos las podríamos desechar pasados los 6 años que marca el Código de Comercio, las de subcontratistas no antes de 12-14 años y las de inmovilizados mejor no tirarlas nunca.

Cabe destacar, no obstante, que los libros y registros se deben conservar en formato legible, por lo que NO resulta obligatorio que deban mantenerse en archivo papel sino que el formato digital también sería aceptado (en cuyo caso, no obstante, sería necesario comprobar qué tipo de digitalización y almacenaje es admitido por la Agencia Tributaria a los efectos de poder eliminar el “original papel”). Actualmente existen escáneres validados por Hacienda a los que se les incorpora un certificado digital y permiten escanear facturas que nos han llegado en formato papel, pudiendo desechar entonces “los originales físicos”.

A estos efectos conviene puntualizar que entre los documentos contables y libros a los que nos estamos refiriendo son básicamente las facturas, y no se incluyen las escrituras, contratos laborales, bancarios, de arrendamiento, ni otros documentos que soporten actos mercantiles y financieros. Estos documentos “excluidos” deben conservarse en tanto se encuentren en vigor, estén produciendo efectos y/o las obligaciones / deberes que de ellos se derivan no hayan prescrito de acuerdo con la normativa que les sea aplicable.

Asimismo debemos recordar que en caso de liquidar la sociedad, quien debe hacerse cargo de la conservación de documentos es el nombrado liquidador, y que en los casos en que el obligado principal haya fallecido serán sus herederos los que deban cumplir con su obligación en el plazo que reste por completar.

Para acabar, les facilitamos un dato no muy popular y que demuestra que pueden ser otras normas muy diversas las que nos “añadan obligaciones” … pues las fundaciones y asociaciones deberán conservar durante un plazo de 10 años los registros con la identificación de todas las personas que aporten (donantes) o reciban (donatarios) a título gratuito fondos o recursos de la entidad (pues así lo determina la Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo).
En definitiva, no es sencillo “desprenderse” de la documentación … por lo que en esta sociedad eminentemente tecnológica en la que vivimos, deberíamos plantearnos el buscar una alternativa que nos permita eliminar el “volumen físico” sin “perder dicha documentación”… no sea que en algún momento nos la requieran o nos resulte necesaria.

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